Témoignage : Accompagnement de la société TAILLE A DOM’ dans la cadre du choix d’un logiciel de gestion

Présentez votre entreprise :

TAILLE A DOM’ est une société de service à la personne, créée en 2007, spécialisée dans l’entretien d’espaces verts. Les services proposés sont des petits travaux de jardinage, tonte, taille, bêchage de massif, désherbage ou nettoyage de terrasse.

8 salariés assurent les travaux sous la responsabilité de Vincent TREVE (conducteur de travaux). La partie administrative est assurée par Anne COCHET, Philippe COCHET assure la gérance.

Les objectifs fixés par la Direction dans le cadre de ce projet :

• Gagner du temps de travail administratif en dématérialisant une partie importante des fiches au format papier exploitées dans le cadre de l’activité,
• Améliorer la fiabilité de l’information en centralisant les données au sein d’un seul et même outil (éviter ainsi l’usage annexe de fichiers Excel, Word, …) et en structurant les données pour permettre d’automatiser un certain nombre de tâches,
• Assurer un suivi et un contrôle d’effectivité des prestations rapide et efficace.

Philippe COCHET : « Pour répondre à ces besoins, nous avions identifié des solutions possibles mais sans certitudes sur la pertinence du choix et ses capacités d’adaptation face aux particularités de notre organisation. De plus, mobilisés et focalisés sur le quotidien de notre activité nous manquions de temps pour valider et creuser ces idées. L’informatique n’est pas notre métier et donc, pour nous accompagner, nous avons fait appel à un expert ».

Votre avis sur la démarche proposée par AXEAS CONSEIL :

Une expression de besoin a été rédigée et orientée principalement sur l’organisation et les points clés de l’activité. Dans ce document, les fonctionnalités principales attendues ont été décrites ainsi que de possibles évolutions organisationnelles (favorisées par une meilleure informatisation).

Ensuite, l’ensemble des tableaux et autres documents ont été recensés et évalués (ne conserver que les documents utiles) avec l’objectif d’intégrer ces documents isolés dans le nouveau système.

Anne COCHET : « Une personne extérieure à notre organisation nous a permis de prendre du recul mais aussi de mettre en évidence les problématiques organisationnelles. Nous avions un bon nombre de fichiers EXCEL, des redondances d’informations et j’ai tout à fait accepté que cette organisation soit remise en cause. Nous constatons aujourd’hui que c’était tout à fait pertinent. De plus, la formalisation d’un cahier des charges nous a permis de voir clairement les choses et de garder en référence les objectifs de notre projet. »

A partir de ce document, une consultation a été lancée et des démonstrations de logiciels ont été organisées.

Anne COCHET : « Pour l’organisation des démonstrations, la présence d’AXEAS CONSEIL  nous a permis d’être rassurés et de proposer une réponse crédible face à des spécialistes. La méthode proposée par AXEAS CONSEIL nous a permis de faire un choix en connaissance de cause (étude de marché, analyse des coûts, restitutions argumentées, …)».

En termes de résultat, après quelques mois d’exploitation, quel est votre retour  ?

Anne COCHET : « Le projet s’est déroulé comme attendu,  AXEAS CONSEIL est intervenu pour piloter la mise en œuvre et le prestataire de logiciel retenu a été rigoureux et à l’écoute. L’outil nous a clairement permis de gagner du temps et d’être plus rentables : nous avons gagné 2-3 journées de travail administratif / mois».

Philippe COCHET : « Le rapport qualité / prix de la prestation d’AXEAS CONSEIL est bon (l’offre proposée par AXEAS CONSEIL était adaptée à la taille de notre structure) et la valeur ajoutée est certaine. Nous recommandons ce cabinet de conseil ».