Quels sont les critères pour bien choisir son logiciel ERP ?

Qu’est-ce qu’un logiciel ERP ?

Les années 60 ont vu l’émergence du logiciel ERP (Enterprise Ressource Planning) principalement dans les milieux de la finance et de l’industrie. C’est le constat d’un manque d’intégration des divers logiciels qu’utilisaient les entreprises dans les années 80, qui a mis en évidence la nécessité d’une base de données unique et partagée entre différentes applications au sein de l’entreprise (évitant de ce fait les doublons de donnée).

L’ERP peut se définir comme un système d’information permettant de suivre et de gérer au quotidien l’ensemble des informations, opérations et services d’une entreprise.

Vous cherchez un ERP … Mais quels sont vos besoins ?

La première des actions est l’analyse des besoins opérationnels de la société. Il s’agit d’une phase incontournable et déterminante dans le processus d’achat d’un logiciel ERP.

Les entreprises peuvent redouter cette étape car on l’associe généralement à la rédaction du fameux « cahier des charges » qui se traduira par : 150 pages de descriptions lourdes et indigestes du fonctionnement de l’entreprise complétées d’un questionnaire récapitulant une liste sans fin de fonctionnalités qui seront couvertes ou non par le futur système. Globalement inefficace face aux enjeux du numérique aujourd’hui, on peut considérer que ce mode opératoire est dépassé.

L’un des critères de choix de l’ERP est qu’il soit souple et évolutif.

Je conseille pour ma part une approche processus où l’on s’attache à décrire, dans le cadre d’une expression de besoins, les « points durs et déterminants » de l’activité de l’entreprise. En complément, il me semble incontournable de mettre en valeur les axes d’améliorations et d’évolutions que l’implémentation du système permettra de développer à court, moyen ou long terme : donner ainsi des objectifs, une perspective et une stratégie pour le système d’information au dirigeant.

Enfin, cette expression de besoins doit servir de support à la démonstration organisée dans le cadre de la consultation pour le choix de l’ERP : les points clés identifiés et la faisabilité opérationnelle doivent être impérativement démontrés.

Embarquez vos salariés dans ce projet !

L’implantation d’un logiciel ERP va potentiellement refaçonner le quotidien des salariés. C’est pourquoi il est important de les impliquer dès l’origine du projet pour ainsi anticiper la conduite du changement.

Si vos utilisateurs sont à l’aise avec leur outil, ils le seront également avec les clients et fournisseurs

Prendre en compte leurs pratiques lors de l’analyse du besoin (être à leur écoute et comprendre leurs attentes), les aider à se projeter dans le prochain outil (en leur prouvant les gains de temps substantiels), les impliquer dans le choix de l’ERP (un choix porté par la direction mais qui n’est pas imposé par la direction !) sont autant de leviers utiles à la conduite du changement (3 clés : COMMUNICATION – ECOUTE – COMPREHENSION).  

Définir un budget et le respecter

Le lancement du projet ERP repose également sur la définition d’un budget … qu’il va falloir tenir ! Ce budget doit donc prendre en compte l’aspect purement financier (les licences ou le coût de l’abonnement (mode SaaS), le temps de projet et de mise en œuvre (analyse, paramétrage, tests, formation, assistance au démarrage, …), la maintenance et support, …) mais aussi humain (disponibilité pour les analyses, formation, temps d’adaptation au nouvel outil, …).

Gardez à l’esprit qu’il faut voir un système ERP comme un investissement à long terme. Selon plusieurs études, l’ERP a un cycle de vie de 8 à 10 ans en moyenne.

Choisir son prestataire

Faire le choix de la bonne solution est une chose mais il est essentiel de choisir le bon partenaire car le facteur humain est la clé de la réussite de votre projet ERP.

Vous devez donc prendre le temps d’analyser le profil de l’intégrateur et de l’éditeur ERP avant de vous lancer. Ils seront présents durant plusieurs années à vos côtés et seront les garants de la performance du dispositif mis en place.

Faire le choix d’un outil c’est bien. Faire le choix du bon intégrateur c’est mieux !

Quelques éléments clés sur le choix de l’éditeur et de l’intégrateur :

• Ancienneté et références majeures
• Santé financière et stabilité organisationnelle
• Capacité d’investissement en R&D
• Disponibilité et la qualité du support
• Proximité géographique

En compléments, sa connaissance de votre métier et sa capacité à comprendre vos besoins seront des atouts non négligeables.

Voici donc quelques clés pour mettre votre projet de choix d’ERP sur de bons rails. Ne voyez plus l’ERP comme un frein mais comme une réelle perspective d’évolution de votre entreprise.

L’accompagnement par une société de conseil spécialisée en informatique de gestion est une bonne solution pour orchestrer ces différentes actions.