Mon projet informatique est à l’arrêt, comment le relancer ?

Combien de TPE ou de PME ont démarré un projet informatique sans que celui-ci aboutisse (j’évoque ici principalement les projets de mise en oeuvre d’ERP) ? Quelques études menées par des spécialistes des technologies de l’information (IDC par exemple, www.idc.fr ) démontrent que de nombreux projets informatiques ne vont pas à leur terme en raison de défaut ou d’inefficacité de méthodologie de mise en œuvre (de l’ordre de 25%). En effet, ces retours d’expériences clients illustrent ceci :

Pas ou peu de méthodologie provoque quasi-systématiquement un enlisement du projet informatique pouvant aller jusqu’à l’échec. Et pour cause, il manque cette colonne vertébrale et ce référentiel commun, qui permettent aux parties prenantes (client ou intégrateur) de s’impliquer suffisamment, de rythmer le projet pour une meilleure maîtrise des délais et des budgets.
Il en est de même lorsqu’il s’agit d’une méthodologie inadaptée au contexte client (souvent trop lourde ou complexe). Ce choix de méthode (Agile, cycle en V, Kanban, WBS, …) doit impérativement prendre en compte quelques paramètres d’entrées : périmètre du projet, maturité du client, disponibilité des ressources, budget … mais aussi le niveau de connaissance et de pratique de la méthode par celui qui la met en œuvre.

Ce défaut d’organisation peut alors provoquer un arrêt ou un sérieux coup de frein à votre projet informatique. Nous décrivons ci-dessous une méthode qui permet de relancer les efforts en s’appuyant sur 3 axes :

Audit

Face à cette situation, une analyse critique organisée autour de la méthode QQOQC est une première bonne étape pour la résolution de problèmes. L’objectif est de s’arrêter sur des éléments factuels et formulés avec précision :

Quoi : quel est le problème à traiter ?
Qui : quels sont les acteurs concernés par le problème ?
Où : où le problème se produit-il ?
Quand : à quel moment le problème se produit-il ?
Combien : Combien de fois le problème s’est-il produit ?

Pour l’organisation de l’audit, par service, il convient de rassembler l’ensemble des utilisateurs clés qui auront, préalablement à cette réunion, centralisé les problèmes des utilisateurs finaux. Ainsi, une réunion commune entre plusieurs services peut s’avérer utile selon les processus métiers internes et leurs éventuelles interconnexions.

L’audit permet d’échanger et de confirmer l’état du problème, d’obtenir des informations complémentaires, mais aussi d’organiser les informations recueillies. La mise en place d’un plan d’actions est utile à cela (de type PDCA : Planifier (Plan) – Réaliser (Do) – Contrôler (Check) – Améliorer (Act)).

Plan d’actions

Pour gérer le plan d’actions, créer un tableur avec plusieurs colonnes reprenant les données issues de la phase de questionnement (QQOQC). En sus, il faut ajouter quelques informations pertinentes et utiles pour le suivi :

Une date de création du problème dans le tableau,
Une piste de solution à mettre en œuvre,
Un niveau de criticité (plus le problème est critique, plus sa prise en charge doit être rapide),
Qui le prend en charge ? A quelle échéance ?,
Un statut d’avancement du PCDA,
Une date de clôture.

Une fois cette liste établie, comment animer efficacement la prise en compte de ces actions ?

L’outil

On ne peut que constater que le seul fait de référencer les problèmes dans un tableur ne suffit pas. En effet, stoker le fichier dans un répertoire connu et mis à jour par tous est peine perdue et inefficace sur la durée (conflits d’accès au fichier, oublis successifs de travailler sur le fichier partagé, …). Nous préconisons donc l’utilisation d’un outil de gestion collaboratif commun à l’ensemble des parties prenantes (client, intégrateur et autres) comme TRELLO (https://trello.com), par exemple, ayant pour objectifs :

Pour le chef de projet, en partant du PDCA de :

Créer une tâche et de l’affecter à un acteur (ou plusieurs),
Fixer une échéance avec une fonction de rappel en cas de dépassement,
Piloter et coordonner la liste des actions,
Avoir une vision globale, organisée et synthétique des informations mises à jour.

Pour les acteurs :

De recevoir une notification par mail du problème créé, son descriptif et l’échéance de prise en charge,
De consulter et mettre à jour la liste des tâches via un et un seul point d’entrée (le portail collaboratif).

Le fichier PDCA, qui sert dans un premier temps à référencer l’ensemble des actions correctives possibles pour la résolution des différents problèmes, est utilisé dans un deuxième temps comme synthèse de restitution et fait état de l’avancement lors de comités de suivi organisés régulièrement.

A titre d’exemple, cette méthode a permis de relancer un projet informatique (déploiement d’un ERP dans une société de négoce, 50 utilisateurs) où le nombre de jours réalisés affichait un dépassement de plus de 200 jours par rapport au nombre de jours estimés sur le 1er lot de fonctionnalités. Client et intégrateur ne s’écoutaient plus, le retard sur le déploiement était important, le budget en décalage total avec le budget initial et le projet se dirigeait vers une impasse.

Après le lancement du plan d’actions, 2 mois ont été nécessaires pour stabiliser la situation, 6 pour relancer le projet et les lots suivants.