Comment réussir sa réunion de lancement ?
Dans un projet informatique, prenons l’exemple du déploiement d’un E.R.P. au sein d’une organisation, plusieurs acteurs sont potentiellement impliqués. En simplifiant, ils sont en général au nombre de trois : le client, l’intégrateur de la solution (avec l’éditeur en support) et le fournisseur de matériel.
Au démarrage du projet, il est incontournable que chaque partie prenante soit impliquée et concernée par l’ensemble des tâches qui composent le projet en raison de leur possible interdépendance.
- Quelles sont les prérequis à la réalisation d’une action ?
- Qui la mène (l’intégrateur ? le fournisseur ?) ?
- Sous quelles échéances ?
Pour répondre à cela, rassembler l’ensemble des protagonistes dans le cadre d’une réunion est pertinent. Et cette réunion a un nom : LA RÉUNION DE LANCEMENT (externe).
Quels sont les objectifs de la réunion de lancement ?
Ne dit-on pas que la première impression est toujours la bonne ?
Action bien intégrée au sein des méthodologies projet, force est de constaté qu’elle n’est pas systématiquement mise en pratique ou bien maîtrisée. Pourtant, elle est essentielle et structurante car elle permet, entre autres, de partager les informations clés et faire en sorte que chaque acteur impliqué ait une connaissance commune du projet (à minima) et des objectifs fixés par le donneur d’ordre (le client).
Cette réunion est également l’occasion de « faire connaissance » : présenter les entités, l’organisation et les acteurs mobilisés ainsi que l’environnement général du projet.
Dans tout projet il y a des risques. Il est donc nécessaire de les cibler, les formaliser et d’identifier les moyens à mettre en œuvre pour les limiter.
Enfin, bien animée et parfaitement coordonnée, la réunion de lancement permet de donner une image qui met en valeur la dynamique et l’engagement des responsables du projet. C’est l’occasion pour les prestataires de démontrer leur savoir-faire, d’exposer et expliquer la méthodologie de mise en œuvre et présenter le QUOI, QUI, QUAND, COMMENT ?
L’élément essentiel est d’instaurer un climat de confiance entre les acteurs, le point de départ d’une collaboration fructueuse.
Quand programmer la réunion de lancement ?
La réunion de lancement se programme entre la phase de contractualisation et la phase de mise en œuvre des premières actions.
Comment préparer la réunion de lancement ?
Un ordre du jour doit être soumis aux acteurs et le contenu doit être impérativement validé avant la réunion (pour éviter les quiproquos… au cours de la réunion). Cela implique la planification d’une réunion de préparation dont les objectifs seront de valider les points suivants :
- L’organigramme du projet et les responsabilités de chacun,
- Le Plan d’Assurance Qualité : coût, délai, qualité, risques, règles de diffusion,
- Un consensus sur le projet : enjeux, objectifs, plannings, ressources, périmètres,
- L’organisation de la réunion de lancement et le support de présentation.
Il est possible de définir un ordre du jour type (dont la durée peut varier selon le type de projet), à adapter selon la configuration du projet :
- Description du projet, ses objectifs, ses enjeux, ses risques, ses opportunités d’évolution au sein de l’organisation,
- L’organisation (nom, fonction et définition des rôles),
- Le macro-planning avec les jalons principaux,
- Les engagements réciproques (quelles sont les règles du jeu ? quels sont les rôles de chaque partie ?),
- La planification des prochaines actions,
- La méthodologie de mise en œuvre,
- Un temps de questions / réponses
Quels acteurs convier à la réunion de lancement ?
Côté client, toutes les personnes impliquées dans le projet (probablement sollicitées lors de la phase d’avant-vente) doivent être représentées : les membres du comité de pilotage et de projet, les utilisateurs clés. Dans certains cas, convier quelques utilisateurs finaux ! (conduite au changement).
Concernant l’intégrateur de solution et le fournisseur de matériel : la direction (ou son représentant), le service commercial (impératif !) et le directeur ou chef de projet (éventuellement le consultant).
En conclusion, une bonne organisation est la base d’un lancement de projet réussi. Faire une réunion de lancement est donc une action que ne doit pas être banalisée ou sous-estimée par manque de préparation ou d’implication.
La réunion de lancement n’est certes pas un gage de bonne réussite du projet mais, à l’inverse, ne pas la réaliser ou la louper peut être fortement handicapant pour la suite du projet. Alors lancez-vous … en mettant toutes les chances de votre côté !