Les 7 clés pour faire de votre réunion une réussite ?
A propos de l’organisation de réunions internes au sein des entreprises ou collectivités, chacun peut avoir sa sensibilité sur le sujet. Qu’on soit « pro » (outil de travail collaboratif efficace, bon vecteur de communication, implication du personnel plus forte, …) ou « anti » (perte de temps, sans valeur ajoutée, pourquoi consulter ses salariés alors que je décide de tout, tout seul ?, …), je considère que la réunion interne, sous certaines conditions, est un outil incontournable pour améliorer la performance de votre structure.
La réunion, un concept victime de son image ?
« On n’a pas le temps de se réunir, on bosse nous ! » ou encore « Pas question de souffrir de réunionite aigüe ». En échangeant avec différents acteurs d’entreprises, j’ai pu constater que cette réticence à organiser des réunions et l’image péjorative qu’elle peut avoir résultaient principalement d’un manque de structure et de maîtrise de cet évènement. Or, effectivement, la principale caractéristique et la valeur ajoutée d’une réunion relèvent de son efficacité et de la capacité qu’auront les acteurs à prendre en compte cet événement avec le sérieux et la rigueur que cela impose.
Pour ces raisons, j’expose ci-dessous les 7 clés qui font de la réunion un outil performant à forte valeur ajoutée au sein de votre organisation :
1 – Identifier le ou les objectifs
Il s’agit de la 1ère clé de réussite à mettre en œuvre pour organiser une réunion efficiente : identifier le ou les objectifs à atteindre. Et c’est une étape qui nécessite un peu de méthode.
Donc commençons par-là : quels sont les objectifs de la réunion que j’organise le mois prochain ?
Dans le cadre de mes interventions en entreprise, je propose dans un premier temps à mon interlocuteur d’énumérer, sans limites, la liste des points d’amélioration qu’il souhaite mettre en œuvre pour son organisation et sur lesquels il veut lancer des actions.
Différents axes d’amélioration peuvent ressortir, comme : la communication interne, la définition de la stratégie commerciale, la mise en place ou le respect des procédures, l’arbitrage sur l’affectation des ressources à une tâche, la résolution des conflits internes ou externes, etc…
Mais attention (et c’est bien le problème des réunions « fourre-tout ») : plus les objectifs sont nombreux à traiter et plus le risque que la réunion soit inefficace est grand ! Il est donc inconcevable de tous les traiter au sein de la même réunion.
S’en suivent donc plusieurs actions à mener :
- identifier parmi les objectifs ceux qui peuvent être traités de façon collective et uniquement ceux-là,
- les classer par ordre d’urgence et de priorité de traitement,
- en déduction, créer des types de réunion : réunions de direction, commerciale, projet, … permettant ainsi de lier l’objectif à un type de réunion, ce qui facilitera la sélection des personnes à convier,
- identifier les sujets pour chaque objectif qui constitueront la trame du premier ordre du jour en veillant à ne retenir que 2 ou 3 sujets par types de réunion (garder les autres en réserve pour les planifier les mois suivants).
2 – Préparer la réunion
Le défaut de préparation est une cause profonde de l’inefficacité des réunions. Croyez-moi, j’ai assisté à bon nombre de réunions non préparées et, dès les premières minutes, cela se voit ou se ressent. Les conséquences ? Pensez-vous que les participants sont dans de bonnes dispositions et vont être actifs face à quelqu’un qui ne maîtrise pas son sujet ? ou encore l’interlocuteur est-il crédible ?
La place à l’improvisation doit être minime et la phase de préparation est à ce titre essentielle. De même, recueillir en amont tous les éléments qui alimenteront les échanges afin d’éviter les surprises qui, à coup sûr, pollueront les échanges.
3 – Définir un ordre du jour chronométré
Parce qu’il faut faire un ordre du jour ? Tout à fait mon capitaine !!! Il en faut un pour structurer et surtout rythmer la réunion afin qu’elle réponde aux objectifs visés.
On définit alors le temps imparti au traitement de chaque point afin d’éviter les éventuels débordements et échanges déstructurés où vous perdrez la maîtrise des débats. A noter que pour une réunion interne (à l’inverse d’une réunion que vous animez chez un client) il s’avère inutile de le diffuser avant la réunion.
4 – Identifier les personnes à convier
Nous avons toutes et tous, un jour ou l’autre, assisté à une réunion où l’on est amené à se poser la question « mais qu’est-ce que je fais là ??? Je perds mon temps et j’ai une tonne de boulot !».
Il est évident que les personnes conviées à la réunion doivent être impliquées de près (si possible) ou de loin (au pire des cas) sur les sujets abordés. Quelle plus-value peut avoir la présence du Responsable du développement informatique à la réunion commerciale ? Eh bien, il peut en y avoir une, mais encore faut-il se poser la question et s’assurer de la pertinence de sa présence.
Faire des personnes conviées des ACTEURS et non des SPECTATEURS, car si celles-ci ne participent pas aux échanges (et que c’est chose récurrente à chaque invitation), vous pouvez probablement en déduire qu’il y a eu une erreur de casting ! Il n’est pas obligatoire d’inviter systématiquement les mêmes personnes. Varier les invitations peut être un bon moyen de dynamiser la réunion, en apportant une vision différente par des acteurs qui ne sont pas « usés » par l’exercice, d’autant que les sujets traités ne sont pas obligatoirement les mêmes d’une réunion à une autre.
Chose importante lors de l’invitation : préciser avec insistance l’horaire de début de la réunion et faire en sorte que les invités le respecte.
Autre point : posez-vous la question de l’intérêt de faire des réunions de plus de 8 ou10 personnes, sont-elles toutes actives ? Si plusieurs services sont concernés, identifier un référent. Charge à lui de relayer les points importants auprès des personnes concernées.
5 – Nommer un animateur
C’est le profil qui vous fait défaut, ou vous ne l’avez pas identifié ? C’est pourtant un point essentiel car le résultat d’une réunion peut parfois être à l’image de celui qui l’anime : soporifique ou à l’inverse dynamique et productive.
L’animateur doit savoir respecter l’ordre du jour, son timing, être directif et flexible à la fois, gérer les temps de parole et savoir « recadrer » les participants, … sans oublier les objectifs fixés (les fameux !). Bref, pas une tâche aisée, qui ne s’improvise pas et nécessite une dose d’expérience.
A noter, que la personne à l’initiative de la réunion n’est pas obligatoirement celle qui anime. Prendre du recul et considérer que l’animateur n’est peut-être pas « l’expert » sur le sujet traité mais que son rôle est d’être le garant du bon déroulement de la réunion, celui qui traite l’ordre du jour établi dans le temps imparti.
Enfin, bien évidemment, l’animateur de la réunion est impliqué bien en amont de événement, il participe activement à sa préparation.
6 – A quelle fréquence, pour quelle durée ?
Là encore, tout dépend des objectifs que vous aurez fixés.
- Communication commerciale ? une réunion mensuelle semble être pertinente.
- Résolution de problèmes clients ? si l’on considère que la prise en compte par les acteurs des problèmes et le temps d’apporter des solutions est plus ou moins important, une réunion bimensuelle semble être la bonne formule.
- Stratégie d’entreprise ? on est typiquement dans la case réunion annuelle.
A vous de trouver le bon rythme. Ne pas hésiter à prendre « le pouls » auprès des participants le cas échéant. Le retour d’expérience fait partie intégrante de la phase de préparation. Pour la durée, elle peut être variable selon les sujets abordés (difficile de traiter en 1 heure la stratégie commerciale pour l’année par exemple). Cependant, si l’on se réunit régulièrement sur un même sujet (comme pour un point commercial), 1 à 2 heures peuvent être largement suffisantes.
Enfin, il est préférable de se réunir 3 fois par mois, 1 heure durant, sur des sujets différents, plutôt qu’une seule fois sur une ½ journée pour traiter tous les sujets. Faites le test et vous constaterez que la première solution est de loin la plus efficace.
7 – Pour quelles actions ?
Lorsque les acteurs d’une entreprise considèrent que la réunion est une perte de temps, c’est que bien souvent il n’y a eu aucune prise de décision ou qu’il n’en découle aucune action (encore plus s’ils ont été spectateurs et non acteurs).
Il est impératif de faire ressortir les points décidés lors de la réunion et de les communiquer aux personnes concernées (présents ou non) par un compte-rendu rapide (rédigé pendant la réunion) reprenant la trame de l’ordre du jour par exemple ou par mail (quoique … vous aussi êtes inondés de mails ?). Et il faut en faire de même sur les points sur lesquels vous attendez une action avec, en sus, lui associer les 2 éléments clés pour sa prise en compte : la personne concernée et une échéance. Ces éléments devront être réévalués, pour s’assurer de leur traitement dans le cadre de la préparation de la prochaine …. réunion !